Mahnen, ohne zum Buhmann zu werden
Offene Beiträge einzutreiben ist die unangenehmste Aufgabe im Verein, weil man die Leute kennt. Deshalb sollte die Software die Mahnungen übernehmen und nicht der Kassenwart persönlich.
Mehrstufiges Mahnwesen für Vereine: selbst festgelegte Mahnstufen, Mahnsperren für Einzelfälle, SEPA-QR-Code auf dem Mahnbrief und Versand per E-Mail oder Post.
Warum es sonst liegen bleibt
- Sie kennen die Leute. Mahnen fühlt sich persönlich an.
- Wer schon gemahnt wurde und wer nicht, steht auf einem Zettel.
- Einer hat gerade eine schwere Zeit, und den will man nicht mahnen.
- Am Jahresende fehlen 4.000 €, und niemand weiß, bei wem.
Was ClubCoPilot daraus macht
Die folgenden Funktionen sind gebaut und nutzbar. Was noch fehlt oder wo Grenzen liegen, steht im Hinweis darunter.
Mahnstufen, die Sie selbst festlegen
Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, jeweils mit eigenen Fristen und Mahngebühren. Die Software hält diese Fristen ein, auch wenn im Ehrenamt gerade die Zeit fehlt.
Mahnsperre für Einzelfälle
Hat jemand gerade eine schwere Zeit, setzen Sie eine Mahnsperre mit Begründung. Das Mitglied wird im Mahnlauf übersprungen, die Forderung bleibt aber sichtbar.
SEPA-QR-Code auf dem Mahnbrief
Das Mitglied scannt den Code mit seiner Banking-App, und die Überweisung ist ausgefüllt. Zahlendreher bei IBAN oder Verwendungszweck kommen so nicht mehr vor.
Echtheitsprüfung
Jede Mahnung trägt einen Prüfcode. Der Empfänger kann auf einer öffentlichen Seite selbst nachsehen, ob sie wirklich von Ihrem Verein kommt. Das schützt beide Seiten vor Fälschungen.
Versand per Mail oder Post
Stufenabhängig: die Erinnerung per Mail, die zweite Mahnung gedruckt per Post. Mails laufen über unseren eigenen, zustellsicher eingerichteten Mailserver und über keinen fremden Anbieter.
Offene Forderungen im Blick
Wie viel steht offen, seit wann, bei wem? Die Auswertung können Sie dem Vorstand direkt vorlegen.
Und das kostet?
Ein Verein mit 500 Mitgliedern zahlt 15,00 € im Monat. Darin ist alles enthalten, was auf dieser Seite steht, ohne Tarifstufe und ohne Zusatzmodul.
Einrichtung 49 € inklusive Import-Assistent für Excel/CSV · monatlich kündbar
Häufige Fragen zu Mahnwesen
Dürfen wir Mahngebühren erheben?
Wenn Ihre Satzung oder Beitragsordnung das vorsieht, ja. ClubCoPilot rechnet sie automatisch auf; die Höhe legen Sie je Mahnstufe fest.
Kann ich einzelne Mitglieder vom Mahnlauf ausnehmen?
Ja, mit einer Mahnsperre samt Begründung. Sie ist im Protokoll nachvollziehbar, damit später niemand fragen muss, warum jemand nicht gemahnt wurde.
Können wir einen Testlauf machen?
Ja. Der Mahnlauf hat eine Vorschau: Sie sehen, wer mit welchem Betrag gemahnt würde, bevor ein einziger Brief hinausgeht.
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