Ein Mitglied fragt nach seinen Daten. Sie haben einen Monat
Datenschutz im Verein ist keine Formalie. Es ist Arbeit, und die meiste davon lässt sich automatisieren.
Die Fragen, die sich niemand laut stellt
- „Ein Mitglied verlangt Auskunft. Wie lange haben wir Zeit?“
- „Ein ausgetretenes Mitglied von 2009 steht noch in der Liste. Ist das erlaubt?“
- „Brauchen wir einen Vertrag mit unserem Software-Anbieter?“
- „Ab wann brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten?“
Was gilt
Nüchtern, mit Rechtsgrundlage. Wo etwas strittig oder landesabhängig ist, sagen wir es.
Auskunft binnen eines Monats
Fragt ein Mitglied nach seinen Daten, müssen Sie binnen eines Monats eine vollständige Auskunft geben, über alles, was Sie über die Person gespeichert habt. Mitgliederliste, Beiträge, Bankumsätze, Mailhistorie, Aufnahmeantrag.
Alte Daten sind kein Archiv, sondern ein Verstoß
Ein ausgetretenes Mitglied, dessen Adresse und IBAN Jahre später noch in der Liste stehen, ist ein Datenschutzverstoß. Der Trick: Beitrags- und Buchungsdaten dürfen für die steuerlichen Fristen bleiben, aber der Personenbezug kann entfallen. Man anonymisiert die Person und behält die Zahlen.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Pflicht
Sobald eine Software Mitgliederdaten verarbeitet, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie bleiben Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Bei uns liegt er offen aus.
Und was nimmt ClubCoPilot Ihnen ab?
Getrennt nach dem, was heute schon läuft, und dem, woran wir noch arbeiten. Damit Sie es von uns erfahren und nicht erst später merken.
Das läuft heute
- Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO als vollständiges PDF, auf Knopfdruck.
- Gestaffelter Löschlauf: Kontaktdaten nach 3 Jahren, Kommunikation nach 6, danach Anonymisierung. Sie geben die Vorschläge nur frei.
- IBANs und Ausweisnummern verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext.
- Eine eigene Datenbank je Verein, keine gemeinsame Tabelle.
- Lückenloses Protokoll mit Wiederherstellung.
- Auftragsverarbeitungsvertrag offen zum Nachlesen.
Daran arbeiten wir
- Fotoeinwilligungen je Kanal (Website, Social Media, Presse) mit Sperrliste, die in die Mediengalerie durchschlägt.
Brauchen Sie eines davon dringend? Sagen Sie uns Bescheid. Wir nennen Ihnen, wann es so weit ist.
Zum Vertiefen
Häufige Fragen zu Datenschutz
Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen?
Ja, und Sie bekommen ihn, ohne danach fragen zu müssen. Er ist auf unserer Website abrufbar und wird mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertrags.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Listen-Exporte (CSV, Excel) sind jederzeit ohne Zusatzkosten möglich, auch während der Laufzeit. Den Gesamtexport aller Vereinsdaten lösen Sie selbst im Portal aus: während der Laufzeit für 19,90 € je Export, bei Vertragsende kostenlos. Nach Vertragsende stellen wir die Daten 30 Tage lang zum Export bereit und löschen sie danach unwiderruflich.
Die anderen Bereiche
Lieber einmal in Ruhe durchgehen?
Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen Ihnen, wo Sie stehen, ohne Verkaufsgespräch.
Monatlich kündbar · Import-Assistent für Excel/CSV inklusive · Server in Deutschland