Von der Mitgliederverwaltung bis zur Buchhaltung deckt ClubCoPilot den kompletten Vereinsalltag ab, die Bereiche sind miteinander verzahnt. Alles hier ist im Grundpreis ab 3,00 € im Monat enthalten.
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Das Dashboard: Ein Blick reicht, um zu wissen, wo der Verein steht.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Mitgliederverwaltung
Alle Mitgliederdaten zentral, sauber und unbegrenzt.
Stammdaten mit Foto, Nationalität, Adressen & Telefon
Bankverbindungen & Erziehungsberechtigte je Mitglied
Mitgliedschaftszeiträume (Ein-, Wieder- und Austritt)
Teams & Mannschaften mit Rollen (Spieler, Trainer, Betreuer)
Eigene Felder (Custom Fields) für vereinsspezifische Daten
Duplikat-Erkennung & geführtes Zusammenführen
DSGVO-Datenauskunft als PDF mit einem Klick
Ämter & Funktionen mit Eigenschaften-Flags und Transparenzregister-Check
Qualifikationen & Lizenzen mit Nachweis-PDF, Ablauf-Ampel und Pflicht-Matrix je Funktion
Abschließbare Trainerverträge mit PDF-Erzeugung und digitaler Bestätigung
Pflichten-Cockpit: Fristen mit Ampel und automatischen Erinnerungen
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Die Mitgliederliste rechnet mit: erwartet, verbucht, offen, je Mitglied und in Summe.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Abteilungen & Sparten
Mehrspartenverein sauber abgebildet, von der Hauptabteilung bis zur Mehrfachmitgliedschaft.
Abteilungen und Sparten mit Kurzbezeichnung und eigener Reihenfolge
Mehrfachmitgliedschaften: ein Mitglied in mehreren Sparten
Abteilungsbeiträge, die sich aus den jeweiligen Kategorien zusammensetzen
Rollen-gebundener Zugriff: Abteilungsleiter sehen ihre Sparte
Hauptabteilung als Standard für Vereine mit nur einer Sparte
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Jede Sparte mit eigener Mitgliederzahl, die Hauptabteilung ist markiert.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Familien & Haushalte
Mitglieder zu einem Haushalt bündeln: ein Ansprechpartner, ein Familienbeitrag.
Mitglieder zu einem Haushalt bzw. einer Familie verknüpfen
Gemeinsamer Ansprechpartner und gemeinsame Anschrift
Familienbeitrag über die Haushalts-Abrechnung
Offener Saldo je Haushalt auf einen Blick
Vorschläge, welche Mitglieder zusammen einen Haushalt bilden
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Familienkonten bündeln Beiträge und Ansprechpartner je Haushalt.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Beiträge & Abrechnung
Eine Beitragsordnung, die automatisch und nachvollziehbar rechnet.
Flexible Beitragsarten (wiederkehrend, einmalig, bei Eintritt)
Altersbasierte Beitragskategorien mit automatischer Zuordnung
Zeitlich gültige Beitragsordnung mit voller Historie
Automatische Beitragsberechnung je Mitgliedschaftszeitraum
Beitragsbefreiungen mit Grund und Zeitraum
Manuelle Gebühren für Sonderfälle
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Die Beitragsordnung bildet Staffelungen und Familienbeiträge ab. Einmal einrichten genügt.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
SEPA-Lastschrift
Mandate, Vorabankündigung und fertige SEPA-Datei: die ganze Lastschrift-Kette in der Software.
SEPA-Mandate verwalten, je Mitglied und je Haushalt
Mandate per E-Mail einladen: Mitglied erteilt selbst über einen sicheren Link
Mandate werden widerrufen und nicht gelöscht, die Mandatsreferenz bleibt lückenlos
Vorabankündigung mit 14-Tage-Frist, der Einzugslauf prüft den Termin
Sammellauf mit Vorschau und fertiger SEPA-Datei (pain.008) für die eigene Bank
Rücklastschriften erkennt der Kontoabgleich automatisch
Automatischer Einzug über Stripe, ohne eigene Gläubiger-ID (Add-on)
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Jedes Mandat mit lückenloser Referenz. Mandate werden widerrufen und nicht gelöscht, damit die Zuordnung erhalten bleibt.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Rechnungen
Rechnungen außerhalb der Beiträge stellen, freigeben und einziehen.
Rechnungen außerhalb der Beiträge stellen, etwa für Trikots, Kurse oder Startgelder
Rechnungsvorlagen für wiederkehrende Posten
Status im Blick: freigegeben, teilweise bezahlt, bezahlt, storniert
Fortlaufende Rechnungsnummern
Wie einen Beitrag einziehen und im Kontoabgleich zuordnen
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Rechnungen mit Status von freigegeben bis bezahlt, einziehbar wie der Beitrag.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Mahnwesen
Offene Forderungen im Blick, höflich formuliert und automatisiert.
Konfigurierbare Mahnstufen mit Mahngebühren
PDF-Mahnbriefe mit SEPA-/EPC-QR-Code
Versand per E-Mail, stufenabhängig
Mahnsperren je Mitglied mit Begründung
Echtheitsprüfung: Empfänger können jede Mahnung selbst verifizieren
Auswertung „offene Forderungen im Zeitraum“
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Das Mahnwesen zeigt, wer dran ist, gestaffelt nach Stufe und Zustellweg.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Banking (FinTS)
Kontoumsätze automatisch abrufen und zuordnen.
Automatischer Kontoabruf über FinTS, auch mit mehreren Banken
Import von CAMT- und CSV-Dateien
Transaktionen den Mitgliedern zuordnen, automatisch oder manuell
Erkennung verdächtiger Doppelbuchungen
SEPA-/EPC-QR-Codes für einfache Überweisungen
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Kontoumsätze kommen per FinTS ins System und ordnen sich den Beiträgen zu.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Buchhaltung
Vereinsbuchhaltung mit Auswertungen, verständlich auch ohne Steuerwissen.
Konten & Kategorien frei konfigurierbar
Buchungen automatisch aus Beiträgen & Banking
Klassifizierungs-Regeln für eingehende Umsätze
Inbox für unklassifizierte Transaktionen
Barkasse & Kassenbuch mit Kassensturz und Monatsabschluss
Umbuchungen zwischen eigenen Konten, ohne die EÜR aufzublähen
Aussagekräftige Auswertungen & Diagramme
Vier Steuersphären (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) je Konto
DATEV-Export für den Steuerberater
Spenden & Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster
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Einnahmen, Ausgaben, Saldo jederzeit abrufbar, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Steuern & Gemeinnützigkeit
Fristen und Grenzen der Gemeinnützigkeit als Ampel (Zusatzmodul).
45.000-€-Freigrenze im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb als Ampel (§ 64 AO)
Mittelverwendungsrechnung mit 2-Jahres-Frist-Ampel (§ 55 AO)
Rücklagenspiegel nach § 62 AO mit Rücklagen-Verwaltung
Umsatzsteuer-Ampel (Kleinunternehmer 25.000/100.000 € ab 2025)
Anlage-Gem-Export für die Körperschaftsteuererklärung
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Vier Ampeln, ein Blick: Freigrenze, Umsatzsteuer, Mittelverwendung und Rücklagen.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Haushaltsplan & Budget
Soll-Ist-Haushaltsplan mit Ampel (Zusatzmodul).
Soll-Ist-Haushaltsplan mit Ampel
Planung nach Konto und nach Kategorie
Wirtschaftsjahr oder frei definierte Saison-Zeiträume
Planwerte je Zeitraum getrennt gespeichert
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Plan gegen Ist je Konto. Die Ampel zeigt sofort, wo es eng wird.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Kinderschutz & Compliance
Schutzkonzept-Cockpit nach § 72a SGB VIII (Zusatzmodul).
Führungszeugnis-Einsicht ohne Kopie, mit 5-Jahres-Wiedervorlage und Löschautomatik
Schutzkonzept beschließen, versionieren und öffentlich zeigen
Ehrenkodex digital unterschreiben (Signaturkampagne)
Ansprechpersonen und anonymer Melde-/Ombudskanal
Verdachtsfälle pseudonymisiert und verschlüsselt dokumentieren
Onboarding-Gates (aktiv erst nach EFZ + Kodex) und Förder-/Jugendamt-Nachweis
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Reifegrad auf einen Blick: Schutzkonzept, Ansprechperson, Führungszeugnisse, Ehrenkodex.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Objekte, Inventar & Fahrzeuge
Ausstattung, Ausleihe, Inventur und Fahrzeuge (Zusatzmodul).
Einzelstücke, Verbrauchsmaterial und Trikotsätze mit Größen in einem Bestand
Ausleihe mit Erhalts-Quittung des Ausleihers und Erinnerung an die Rückgabe
Inventur mit Soll-Ist-Vergleich, QR-Labels zum Aufkleben und Scannen
Prüf- und Wartungsfristen am Gegenstand (DGUV, Erste-Hilfe-Ablauf)
Fahrzeuge mit UVV-Prüfung (1×/Jahr) und Führerscheinkontrolle (2×/Jahr)
Schaden- und Verlustmeldung mit Foto aus dem Mitglieder-Portal, Nachbestell-Liste
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Das Vereinsinventar an einem Ort. Knappes und Defektes fällt sofort auf.Screenshot aus dem Vorführ-Verein, alle Daten sind erfunden.
Kommunikation & Briefe
Serienbriefe und E-Mails mit echten Vereinsdaten.
Brief- & Serienbrief-System mit visuellem Vorlagen-Editor
