Der Beitragslauf, der Sie kein Wochenende mehr kostet
Beiträge berechnen, einziehen, zuordnen, verbuchen, mahnen: fünf Arbeitsschritte, die in vielen Vereinen mehrere Abende kosten. In ClubCoPilot hängen sie als eine Kette zusammen, die weitgehend von selbst läuft.
Vereinsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen: Beitragsordnung mit Altersstaffeln und Befreiungen, Mandatsverwaltung, fertige SEPA-Datei und FinTS-Abgleich der eingegangenen Zahlungen.
Jedes Jahr im Januar dasselbe
- Beiträge nach Alter staffeln, von Hand in Excel.
- Die SEPA-Datei zusammenbauen und hoffen, dass die Bank sie annimmt.
- Zahlungseingänge im Kontoauszug abhaken.
- Wer nicht gezahlt hat, fällt erst im März auf.
Was ClubCoPilot daraus macht
Die folgenden Funktionen sind gebaut und nutzbar. Was noch fehlt oder wo Grenzen liegen, steht im Hinweis darunter.
Altersstaffeln rechnen sich selbst
Wird ein Kind 18, wechselt es automatisch in die Erwachsenen-Kategorie. Sie müssen niemanden umtragen.
Beitragsordnung mit Gültigkeit
Beschließt die Mitgliederversammlung neue Beiträge, gelten sie ab dem Stichtag. Die Historie bleibt erhalten und nachvollziehbar.
Befreiungen und Sonderfälle
Beitragsbefreiung mit Grund und Zeitraum, manuelle Gebühren für Einzelfälle. Die automatische Berechnung berücksichtigt beides.
SEPA-Mandate und fertige Lastschriftdatei
Mandate je Mitglied und Haushalt verwalten, Vorabankündigung mit 14-Tage-Frist, Sammellauf mit Vorschau. Am Ende steht die fertige SEPA-Datei (pain.008) für Ihre Bank.
FinTS holt die Zahlungen ab
Kontoumsätze kommen automatisch ins System und werden den Mitgliedern zugeordnet, auch bei mehreren Bankkonten.
Wer nicht zahlt, wird gemahnt
Mehrstufig, mit Mahngebühren und Mahnsperren für Einzelfälle. Der Mahnbrief trägt einen SEPA-QR-Code, den das Mitglied mit der Banking-App scannt.
Auch Rechnungen außerhalb der Beiträge
Trikots, Trainingslager, Startgelder, Kursgebühren: Sie stellen jede Rechnung im selben System und ziehen sie genauso ein wie den Beitrag.
Grenzen und offene Punkte
Für den Einzug gibt es zwei Wege, und beide sind nutzbar. Mit eigener Gläubiger-ID erzeugt ClubCoPilot die komplette Kette bis zur fertigen SEPA-Datei (pain.008), die Sie bei Ihrer Bank einreichen. Mandate, Vorabankündigung mit Fristprüfung und Rücklastschrift-Erkennung sind enthalten, kostenlos im Core. Alternativ ziehen Sie vollautomatisch über Stripe ein, ohne eigene Gläubiger-ID und ohne Inkassovereinbarung; das ist das optionale Add-on.
Und das kostet?
Ein Verein mit 500 Mitgliedern zahlt 15,00 € im Monat. Darin ist alles enthalten, was auf dieser Seite steht, ohne Tarifstufe und ohne Zusatzmodul.
Einrichtung 49 € inklusive Import-Assistent für Excel/CSV · monatlich kündbar
Häufige Fragen zu Beiträge & SEPA-Einzug
Läuft der SEPA-Einzug heute schon?
Ja, auf zwei Wegen. Mit eigener Gläubiger-ID verwalten Sie die Mandate, die Vorabankündigung geht fristgerecht hinaus, und der Sammellauf erzeugt die fertige SEPA-Datei (pain.008), die Sie bei Ihrer Bank einreichen. Das ist kostenlos im Core. Oder Sie ziehen vollautomatisch über Stripe ein, ganz ohne eigene Gläubiger-ID; das ist das optionale Add-on. Rücklastschriften erkennt der Kontoabgleich in beiden Fällen automatisch.
Was kostet der Einzug?
Die SEPA-Datei mit eigener Gläubiger-ID ist im Core kostenlos. Der vollautomatische Einzug über Stripe ist ein Add-on: 1,90 € im Monat plus je Einzug 0,05 € + 0,2 % für ClubCoPilot, berechnet mit der Monatsrechnung. Dazu kommt die Gebühr von Stripe laut Stripe-Preisliste (SEPA-Lastschrift derzeit 0,35 €).
Können wir Familienbeiträge abbilden?
Ja. Mitglieder lassen sich zu einer Familie verknüpfen, mit gemeinsamem Ansprechpartner und Familienbeitrag. Beitragskategorien und Befreiungen bilden weitere Familienmodelle ab. Beschreiben Sie uns gern, wie Ihr Modell aussieht.
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Monatlich kündbar · Import-Assistent für Excel/CSV inklusive · Server in Deutschland