Wer hat eigentlich den Beamer?
Trikots, Bälle, Schlüssel, die Technik im Vereinsheim und der Bus: Ein Verein besitzt mehr, als er weiß, und der Überblick steckt oft im Kopf einer einzigen Person. ClubCoPilot macht daraus eine Liste, die jeder lesen kann, samt Ausleihe, Prüffristen und Inventur.
Inventar und Ausleihe für Vereine: ein Bestand statt fünf Zettel, Ausleihe mit Quittung, Prüffristen am Gegenstand und Inventur mit Soll-Ist-Abgleich.
Was der Gerätewart kennt
- Der Trikotsatz der E-Jugend ist weg. Beim Trainer? Bei einem Elternteil? Seit wann?
- Vor dem Spiel fehlen Leibchen, weil niemand gemerkt hat, dass nur noch vier da sind.
- Die Führerscheinkontrolle für den Bus steht auf einem Zettel im Handschuhfach, und der ist vom letzten Jahr.
- Die Inventur ist eine handschriftliche Liste, die nach der Zählung niemand mehr wiederfindet.
Was ClubCoPilot daraus macht
Die folgenden Funktionen sind gebaut und nutzbar. Was noch fehlt oder wo Grenzen liegen, steht im Hinweis darunter.
Ein Bestand statt fünf Zettel
Einzelstücke, Verbrauchsmaterial und ganze Trikotsätze in einer Liste, mit Kategorie, Standort, Foto und automatisch vergebener Inventarnummer. Sets lassen sich nach Größen aufschlüsseln (S bis XXL) oder einfach als Menge führen.
Ausleihe mit Quittung
Wer etwas mitnimmt, bestätigt den Erhalt per Link oder im Mitglieder-Portal; Zeitpunkt und Textfassung werden festgehalten. Kommt der Gegenstand nicht zurück, erinnert ClubCoPilot den Ausleiher automatisch.
Vereinsbus mit Fristen
UVV-Fahrzeugprüfung einmal im Jahr, Führerscheinkontrolle zweimal im Jahr je Fahrer. Jede Kontrolle wird als eigene Zeile fortgeschrieben und nicht überschrieben, so bleibt die Kette lückenlos nachlesbar.
Prüffristen am Gegenstand
DGUV-Geräteprüfung, Ablaufdatum im Erste-Hilfe-Koffer, Standsicherheit der Tore: Wiederkehrende Termine hängen am Objekt und melden sich per E-Mail, bevor sie fällig werden.
Inventur mit Soll und Ist
Lauf starten, zählen, Differenzen übernehmen, abschließen. Der Soll-Wert bleibt im Lauf gespeichert, sodass auch Jahre später nachlesbar ist, was gefehlt hat.
QR-Labels und Schadensmeldung
Etiketten ausdrucken, aufkleben und mit dem Handy scannen, dann ist der richtige Artikel geöffnet. Mitglieder melden Schäden mit Foto direkt aus dem Portal, und der Gerätewart bekommt die Meldung sofort.
Nachbestellen, bevor es fehlt
Verbrauchsmaterial bekommt einen Mindestbestand. Wird er unterschritten, steht der Artikel mit Fehlmenge auf der Nachbestell-Liste, und zwar vor dem Spieltag.
Acht Schalter, nur die nötigen an
Ausleihe, Fahrzeuge, Prüffristen, QR, Inventur, Smart-Lock, Schadenmeldung und Nachbestellung sind einzeln zuschaltbar und kosten nichts extra. Ein Musikverein lässt die Führerscheinkontrolle einfach aus.
Smart-Lock, falls vorhanden
Hat Ihr Verein ein digitales Schloss am Geräteraum, kann eine Ausleihe zeitbegrenzten Zugang gewähren und ihn bei der Rückgabe wieder entziehen. Angebunden wird über eine REST-Bridge.
Grenzen und offene Punkte
Abschreibungen rechnet das Modul nicht. Anschaffungsdatum und -preis stehen am Gegenstand, aber es gibt keine AfA-Tabelle und keine Verknüpfung zur Wiederbeschaffungsrücklage. Das ist geplant, aber noch nicht gebaut. Die Pflichtprüfungen selbst bleiben Aufgabe des Vereins: ClubCoPilot dokumentiert und erinnert, prüfen muss weiterhin die befähigte Person.
Und das kostet?
Ein Verein mit 500 Mitgliedern zahlt 15,00 € im Monat für ClubCoPilot. „Objekte, Inventar & Fahrzeuge“ ist ein Zusatzmodul und kostet weitere 7,90 € im Monat, zusammen also 22,90 €. Es gibt keine Tarifstufe: Sie buchen genau dieses Modul dazu, monatlich kündbar.
Einrichtung 49 € inklusive Import-Assistent für Excel/CSV · monatlich kündbar
Häufige Fragen zu Objekte, Inventar & Fahrzeuge
Ist das im Grundpreis enthalten?
Nein, das ist ein Zusatzmodul für 2,90 € im Monat plus 0,01 € je Mitglied. Die acht Detail-Schalter darin, von der Ausleihe bis zur Nachbestellung, kosten nichts extra.
Warum pro Mitglied und nicht pro Gegenstand?
Weil eine Ausleihe kein Kostenrisiko sein darf. Wer nicht weiß, was der nächste erfasste Ball kostet, erfasst ihn nicht, und dann nützt das Modul niemandem. Die Mitgliederzahl kennt der Verein dagegen und kann sie in den Haushaltsplan schreiben.
Können Mitglieder selbst etwas ausleihen?
Sie entscheiden, ob nur Funktionsträger und Trainer ausleihen dürfen oder alle Mitglieder. In beiden Fällen bestätigt der Ausleiher den Erhalt selbst, per Link aus der E-Mail oder im Mitglieder-Portal.
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