Ein Beitritt.Null Handgriffe.
Vom Online-Antrag bis zur fertigen Buchung greift alles ineinander: Die Software berechnet die Beiträge, ordnet Kontoumsätze zu und mahnt automatisch, wer nicht zahlt. Sie prüfen nur die Fälle, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen.
So läuft ein Beitritt bei Ihnen durch
Sieben Schritte, die Sie nicht von Hand erledigen müssen.Mitgliederverwaltung, Beiträge, Banking, Buchhaltung und Mahnwesen sind bei ClubCoPilot dieselbe Software. Deshalb muss niemand Daten von einem Modul ins nächste übertragen.
Schritt 1
Jemand tritt ein
Der Online-Antrag wird ausgefüllt und per Double-Opt-in bestätigt.
Schritt 2
Mitglied ist angelegt
Stammdaten, Bankverbindung und Mitgliedschaftszeitraum stehen sofort.
Schritt 3
Beitrag rechnet sich selbst
Die Beitragsordnung ordnet die Alterskategorie zu und berechnet den Betrag.
Schritt 4
Der Kontoumsatz kommt zurück
FinTS holt die Zahlung ab und ordnet sie dem Mitglied zu.
Schritt 5
Die Buchung entsteht
Der Umsatz wird nach Ihren Regeln klassifiziert und verbucht.
Schritt 6
Wer nicht zahlt, wird gemahnt
Die Mahnstufe greift automatisch, mit PDF, SEPA-QR-Code und Versand.
Schritt 7
Das Mitglied sieht alles
Self-Service-Portal mit offenem Saldo und digitalem Ausweis auf dem Handy.
Dafür musste niemand eine Tabelle öffnen.
Den SEPA-Einzug über Stripe schalten wir auf Anfrage frei. Alles davor und danach läuft sofort.
Automatisch
Beitragslauf, SEPA-Einzug, Mahnwesen und Banking-Abgleich laufen automatisch. Sie prüfen die Ergebnisse und geben sie frei; abtippen müssen Sie nichts.
Was automatisch läuftModular
Ein vollständiger Kern für jeden Verein, spezielle Module nur bei Bedarf. Keine Tarifstufen, kein Preissprung.
So ist ClubCoPilot aufgebautDer Papierkram macht sichab jetzt selbst
Bisher waren das fünf Abende im Januar. Diese Schritte erledigt jetzt die Software, und Sie haben die Zeit für andere Aufgaben im Verein.
Beiträge ziehen sich selbst ein
Altersstaffeln, SEPA-Lastschrift und FinTS-Abgleich laufen automatisch. Die Überstunden im Januar entfallen.
Mahnen ohne Buhmann-Gefühl
Mehrstufig, mit SEPA-QR-Code auf dem Brief. Die Erinnerung verschickt die Software, Sie müssen niemanden bei der Übungsstunde darauf ansprechen.
Kasse, die die Prüfung übersteht
Belege hängen am Vorgang, Auswertungen stehen jederzeit bereit. Die Kassenprüfung findet alles an einer Stelle.
Beispiel: ein Verein mit 80 Mitgliedern zahlt
3,00 € / Monat
So sieht das aus
Die Bilder zeigen einen Verein mit 180 Mitgliedern, neun Mannschaften und einem Vereinskonto: die Übersichten, die Sie jeden Monat brauchen, mit bereits verarbeiteten Daten. (Screenshot anklicken zum Vergrößern.)
Alles, was ein Vereinbraucht
16 Bereiche in einer Software, die aufeinander abgestimmt sind.
Mitgliederverwaltung
Alle Mitgliederdaten zentral, sauber und unbegrenzt.
AnsehenAbteilungen & Sparten
Mehrspartenverein sauber abgebildet, von der Hauptabteilung bis zur Mehrfachmitgliedschaft.
AnsehenFamilien & Haushalte
Mitglieder zu einem Haushalt bündeln: ein Ansprechpartner, ein Familienbeitrag.
AnsehenBeiträge & Abrechnung
Eine Beitragsordnung, die automatisch und nachvollziehbar rechnet.
AnsehenSEPA-Lastschrift
Mandate, Vorabankündigung und fertige SEPA-Datei: die ganze Lastschrift-Kette in der Software.
AnsehenRechnungen
Rechnungen außerhalb der Beiträge stellen, freigeben und einziehen.
AnsehenMahnwesen
Offene Forderungen im Blick, höflich formuliert und automatisiert.
AnsehenBanking (FinTS)
Kontoumsätze automatisch abrufen und zuordnen.
AnsehenBuchhaltung
Vereinsbuchhaltung mit Auswertungen, verständlich auch ohne Steuerwissen.
AnsehenSteuern & Gemeinnützigkeit
Fristen und Grenzen der Gemeinnützigkeit als Ampel (Zusatzmodul).
AnsehenHaushaltsplan & Budget
Soll-Ist-Haushaltsplan mit Ampel (Zusatzmodul).
AnsehenKinderschutz & Compliance
Schutzkonzept-Cockpit nach § 72a SGB VIII (Zusatzmodul).
AnsehenObjekte, Inventar & Fahrzeuge
Ausstattung, Ausleihe, Inventur und Fahrzeuge (Zusatzmodul).
AnsehenKommunikation & Briefe
Serienbriefe und E-Mails mit echten Vereinsdaten.
AnsehenTraining & Sportstätten
Trainingsbetrieb planen, intern und öffentlich sichtbar.
AnsehenSicherheit & Verwaltung
Rollen, Protokolle und Datenschutz, sauber getrennt.
AnsehenEin Vorstand haftet persönlich. Wir denken an die Fristen.
Bestandsmeldung, Mittelverwendung, Führungszeugnisse, Registeranmeldungen: Ein großer Teil der Vorstandsarbeit besteht darin, Fristen bei knapper Zeit im Blick zu behalten. Unser Pflichten-Kalender listet alle 16 Fristen, die ein deutscher Verein einhalten muss, mit Rechtsgrundlage und der Folge, wenn man sie verpasst. Der Kalender istkostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
16
Pflichten über das Vereinsjahr, von der JHV-Einladung bis zur Bestandsmeldung
Alles Wichtige ist schon drin
FinTS-Banking, doppelte Buchführung und mehrstufiges Mahnwesen gehören bei uns zum Grundpreis; bei den meisten Anbietern kosten sie extra. Den Vergleich mit anderen Anbietern können Sie in Ruhe nachlesen, jede Angabe ist mit Quelle und Datum versehen.
Zum direkten VergleichSie nutzen schon eine Vereinssoftware?
In der Einrichtung ist der Import-Assistent für Excel und CSV enthalten, mit dem Sie Ihre Daten selbst übernehmen. Wenn Sie die Übernahme abgeben möchten, etwa aus NetXP, SPG-Verein oder Lexware, buchen Sie den Wechsel-Service für 99 € (inklusive 5 Stunden, danach 40 € je Stunde).
Wechselservice entdecken49 €
Einrichtung inkl. Import-Assistent
Übrigens: Website, Domain, E-Mail und Hosting für Ihren Verein bekommen Sie bei uns ebenfalls, aus einer Hand und ohne Drittanbieter.
Das Ökosystem ansehenWo möchten Sie einsteigen?
Wählen Sie den Einstieg, der zu Ihrem Verein passt.
Häufige Fragen
Wie setzt sich der Preis zusammen?
Bis 100 berechenbare Mitglieder zahlen Sie pauschal 3,00 € im Monat. Darüber rechnen wir mit 0,03 € pro Mitglied und Monat. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 49 €. Sie enthält den Import-Assistenten, mit dem Sie Ihre bisherigen Daten aus Excel oder CSV selbst übernehmen.
Was passiert, wenn eine Lastschrift platzt?
Dann schicken wir Ihnen eine E-Mail mit dem offenen Betrag und einem Link zum Bezahlen. Automatisch abgebucht wird nicht noch einmal. Für die geplatzte Lastschrift berechnen wir eine Bearbeitungspauschale von 10,00 €. Ist der Betrag nach sieben Tagen nicht beglichen, pausieren wir den Zugang; mit dem Zahlungseingang ist er sofort wieder frei. Details stehen in § 4 der AGB.
Welche Mitglieder werden berechnet?
Nur Mitglieder mit Status aktiv, passiv, fördernd oder Ehrenmitglied. Ausgetretene und Nichtmitglieder können Sie unbegrenzt und kostenfrei als reine Adressdatensätze führen.
Was ist im Grundpreis enthalten?
Alle Kernfunktionen: Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Mahnwesen, FinTS-Banking, Vereinsbuchhaltung, der Serienbrief-Editor und die Trainingsverwaltung. Zusatzmodule wie SMS, Briefdruck oder erweiterter Speicher sind optional.
Kann ich meine Daten aus einer anderen Vereinssoftware übernehmen?
Ja. In der Einrichtungsgebühr von 49 € ist der Import-Assistent für Excel und CSV enthalten, mit dem Sie Ihre Daten selbst übernehmen. Wenn wir die Übernahme für Sie erledigen sollen, etwa aus NetXP, SPG-Verein oder Lexware, buchen Sie den Wechsel-Service: 99 € einmalig inklusive 5 Stunden, danach 40 € je Stunde. Den voraussichtlichen Aufwand nennen wir Ihnen vorher.
Kann ich Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen?
Ja, auf zwei Wegen: Mit eigener Gläubiger-ID erzeugt ClubCoPilot die fertige SEPA-Datei (pain.008) für Ihre Bank. Ohne eigene Gläubiger-ID läuft der Einzug automatisch über Stripe (Add-on). Die Beitragsordnung berechnet die Forderungen, FinTS holt die Kontoumsätze ab, ordnet Zahlungen den Mitgliedern zu und verbucht sie. Wer nicht zahlt, wird automatisch gemahnt.
Wo liegen meine Daten?
Auf Servern in Deutschland. ClubCoPilot wird von der TekkCore UG in Berlin entwickelt und betrieben. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir Ihnen zur Verfügung.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Nein, die Abrechnung erfolgt monatlich. Details regelt der jeweilige Vertrag.
Kann ich ClubCoPilot kostenlos testen?
Ja, 14 Tage lang. Sie bekommen einen eigenen Verein mit Beispieldaten zum Ausprobieren, ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung. Der Test endet nach 14 Tagen. Wenn Sie weitermachen möchten, löschen Sie die Beispieldaten mit einem Klick, importieren Ihre echten Mitglieder und schließen ein Abo ab. Ein zweiter Umzug ist nicht nötig.
Bereit für entspannte Vereinsverwaltung?
Ab 3,00 € im Monat, in zehn Minuten eingerichtet, die Kernfunktionen sind im Grundpreis enthalten.
Monatlich kündbar · Import-Assistent für Excel/CSV inklusive · Server in Deutschland