Erweitertes Führungszeugnis im Verein: Pflicht & Fallen

Fast jeder Verein mit Kinder- und Jugendarbeit lässt sich erweiterte Führungszeugnisse vorlegen. Und fast jeder macht dabei denselben Fehler: Es wird zu viel aufbewahrt, nicht zu wenig dokumentiert.

Der Fehler in einem Satz

Der Verein darf keine Kopie des Führungszeugnisses aufbewahren. Auch keinen Scan. Auch nicht „nur zur Sicherheit” in der Cloud.

Wer das Führungszeugnis einscannt und in einer Dateiablage speichert, verstößt gegen den Datenschutz, und zwar mit genau der Maßnahme, mit der er eigentlich sorgfältig sein wollte.

Was Sie stattdessen dokumentieren dürfen

Erlaubt und vorgeschrieben ist die Dokumentation von genau drei Dingen:

1. Das Datum der Einsichtnahme (wann haben Sie hineingeschaut?)
2. Das Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses
3. Die Feststellung, dass keine einschlägige Eintragung vorliegt

Kein Scan, keine Kopie, keine Notiz zum Inhalt.

Weil es dauernd verwechselt wird:

Das Datum der Einsichtnahme ist nicht dasselbe wie das Ausstellungsdatum. Sie brauchen beide. Die meisten Vereine erfassen nur eines, meistens das falsche.

Vorher: Die Einwilligung

Bevor Sie überhaupt hineinschauen, brauchen Sie die schriftliche Einwilligung der betroffenen Person. Ohne sie ist die Einsichtnahme unzulässig.

Wer braucht überhaupt eines?

Hier wird es differenziert, und hier gehen viele Vereine zu weit.

Die Pflicht ergibt sich aus der Vereinbarung nach § 72a Abs. 4 SGB VIII, die Ihr Verein mit dem Jugendamt schließt. In dieser Vereinbarung wird festgelegt, welche Tätigkeiten ein erweitertes Führungszeugnis erfordern.

Die Kriterien sind:

• Art des Kontakts (Einzelkontakt? Übernachtung? Hilfestellung am Körper?)
• Intensität des Kontakts
• Dauer des Kontakts

Ein Trainer, der zweimal wöchentlich eine Jugendmannschaft betreut, braucht eines. Ein Platzwart, der zufällig anwesend ist, in der Regel nicht.

Zu beachten: Die Pflicht entsteht formal über diese Vereinbarung, nicht automatisch für jeden Verein mit Kindern. In der Praxis verlangen es aber fast alle Landessportbünde und Sportjugenden als Fördervoraussetzung.

Die Wiedervorlage: alle fünf Jahre

Ein Führungszeugnis ist keine Einmalaktion. Es muss spätestens alle fünf Jahre erneut vorgelegt werden. Kürzere Intervalle darf Ihr Verein selbst festlegen.

Die meisten Vereine scheitern hier nicht an der ersten Einsichtnahme, sondern daran, dass in fünf Jahren niemand mehr weiß, wer wann an der Reihe ist. Der Zettel liegt im Ordner, der Ordner beim damaligen Jugendleiter, und der ist längst nicht mehr im Amt. Fristen dieser Art gehören deshalb an das Mitglied selbst, in keine getrennte Liste.

Die Löschpflicht: drei Monate nach Ende der Tätigkeit

Hört jemand auf, müssen Sie die Dokumentation spätestens drei Monate danach löschen.

Das ist eine Pflicht, keine Empfehlung. In der Praxis wird sie kaum eingehalten, weil niemand daran denkt.

Und dann kommt noch das Schutzkonzept dazu

Seit dem 1. Januar 2025 schließt der Landessportbund Nordrhein-Westfalen Mitgliedsorganisationen ohne beschlossenes Schutzkonzept von jeglicher Förderung aus. Andere Landesverbände ziehen nach.

Ein Schutzkonzept braucht mindestens:

• eine Risikoanalyse: Wo sind bei uns die Gefährdungsstellen?
• eine benannte Ansprechperson für Verdachtsfälle
• einen Verhaltenskodex, den alle unterschreiben
• die Eignungsprüfung, also die Führungszeugnis-Einsicht

Warum wir dafür ein Modul bauen und keinen Datei-Upload

Naheliegend wäre: „Wir laden den Scan einfach in die Dokumentenablage der Vereinssoftware.” Das ist nicht zulässig.

Deshalb bauen wir für das erweiterte Führungszeugnis ein eigenes Modul, das keinen Upload anbietet. Es erfasst nur die drei erlaubten Angaben, überwacht die Wiedervorlage nach fünf Jahren und löst die Löschung nach Ende der Tätigkeit automatisch aus.

Der bequeme Weg wäre hier auch der falsche.

Mehr zum Kinderschutz im Verein: Wie das Modul aussieht, steht auf der Lösungsseite Kinderschutz.

Ihre Checkliste

• Gibt es eine Vereinbarung mit dem Jugendamt? Steht darin, welche Tätigkeiten betroffen sind?
• Holen Sie vor der Einsichtnahme eine schriftliche Einwilligung ein?
• Dokumentieren Sie Einsichtnahme-Datum, Ausstellungsdatum und die Feststellung, und sonst nichts?
• Liegen irgendwo Kopien oder Scans? Dann löschen.
• Wissen Sie, wer wann zur Wiedervorlage ansteht?
• Löschen Sie drei Monate nach Ende der Tätigkeit?
• Gibt es ein beschlossenes Schutzkonzept?

---

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung hängt von der Vereinbarung mit Ihrem Jugendamt und vom Landesrecht ab; die Kinderschutzgesetze sind in den 16 Bundesländern unterschiedlich.